Flexibles Outputmanagement mit G.COM

G.COM passt sich an Ihre Gegebenheiten und Anforderungen an: Sie erstellen Briefe wie gewohnt in Ihrem Textverarbeitungsprogramm. Zur Erstellung des Dokumentes nutzen Sie eine Fachanwendung, Ihr CRM- oder ERP-System oder Sie geben die Adressdaten manuell ein.
Outputmanagement beginnt schon bei den Vorlagen: Der Administrator kann sämtliche weiteren Einstellungen, die für die Verwendung der Vorlage relevant sind steuern, z. B. auf welches Papier gedruckt werden soll. Der Administrator kann dabei definieren, ob nur exakt seine Vorgaben gelten, oder ob der Anwender seine Vorgaben abändern darf. So ist einerseits Einheitlichkeit und Prozesssicherheit erreichbar, andererseits aber dort wo nötig auch Freiheit für individuellere Vorgänge. Ist der Brief erstellt, gibt ihn der Bearbeiter für den zentralen Druck frei. Der lokale Druck bleibt möglich.

Der Brief wird zusammen mit den Informationen zum Druck vom G.COM Client an den elektronischen Postkorb auf dem G.COM Server übermittelt. Jeder Bearbeiter hat über einen persönlichen elektronischen Postkorb die Kontrolle über seine Ausgangspost. Außerdem stehen praktische Vorschau-, Such- und Stornofunktionen zur Verfügung. Aktuell kann G.COM in Verbindung mit MS Word, winEFW und WinBK mit iskv_21c genutzt werden. Die Anbindung anderer dokumenterzeugender Applikationen ist in Planung.

Die Zeitpunkte der täglichen Übertragung zur Produktion sind einmal einzustellen. Danach läuft die Übertragung vollautomatisch ab. Die zu übertragenden Dokumente werden verschlüsselt.

Für den Datenschutz während der Produktion sorgt der Druckdienstleister.

Die Briefe werden wahlweise intern in der zentralen Poststelle oder extern bei einem Druckdienstleister gedruckt und weiterverarbeitet. Weiterverarbeiten heißt: Beilagen zusortieren, kuvertieren, frankieren und quittieren.
G.COM bietet besondere Flexibilität beim Beilagenmanagement. Entweder werden Beilagen wie z. B. Info-Broschüren nach Bedarf mitgedruckt (Print on Demand) oder Offset Beilagen verwendet. Offset Beilagen sind bereits gedruckte Materialien, die während des Kuvertiervorganges zu einem Dokument beigefügt werden. Bisher bestimmte die Anzahl der Beilagenfächer der Kuvertiermaschine die Grenze der maximal möglichen Beilagen. G.COM umgeht diese Beschränkung durch flexibel einstellbare Beilagengruppen.

Die fertigen Briefe werden dem Postzusteller übergeben und an den Empfänger ausgeliefert.

Automatisiert man Prozesse, muss Verarbeitungssicherheit gewährleistet sein: Die erfolgreiche Produktion eines Briefes wird automatisch quittiert. Über Verarbeitungsfehler wird der Ersteller per E-Mail informiert. Die Software kann so konfiguriert werden, dass Archiv- und Kontakteinträge erst nach positiver Quittierung erfolgen.

Mit G.COM optimieren Sie Druck und Versand Ihrer Ausgangspost und verschaffen sich mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben.