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GERMO GmbH, Software

Dokumente automatisiert erzeugen – warum eigentlich?

Es gibt viele Wege professionelle Dokumente zu erzeugen. Wir haben dort angesetzt, wo der Anwender am meisten Zeit sparen kann: bei der Erstellung von einzelnen Dokumenten, die in der Art immer wieder kehren oder bei Dokumenten, die eine große Masse darstellen. Dabei geht es explizit nicht nur um Massensendungen oder Serienbriefe, auch die Erstellung von Einzelbriefen kann durch unsere Systeme effizient automatisiert werden.

Wir automatisieren zeitaufwändige Prozesse. Aber wo profitieren Sie von der Automatisierung?

Der Mensch steht im Mittelpunkt

Ihre Mitarbeiter werden von Randaufgaben entlastet. Sie haben so mehr Zeit für Kernaufgaben.

Wirtschaftlichkeit als Erfolgsfaktor

Zeit ist Geld und das können Sie sich sparen. Im Prozess der Dokumentenerstellung ist durch manuellen Aufwand viel Zeit gebunden. Die Automatisierung gibt diese Zeit wieder frei.

Wettbewerbsvorteil Geschwindigkeit

Durch die Automatisierung werden Randaufgaben nicht nur sicher, sondern auch schnell erledigt. Und das macht Sie schneller als Ihren Wettbewerb.

Wettbewerbsvorteil Prozesssicherheit

Im Gegensatz zur manuellen Bearbeitung minimieren Sie Fehlerquellen: Eine regelbasierte Validierung der Eingangsdaten verbessert die Datenqualität und Verarbeitungssicherheit Ihrer Dokumente.

Außenwirkung und Marke transportieren

Und das jederzeit und überall. Ihre gesamte Kommunikation ist CI-konform und dynamisch personalisiert. Jeder Ansprechpartner kann individuell angesprochen werden, ohne manuellen Aufwand. Änderungen können zentral einfließen und die Inhalte Ihrer Dokumente sind immer auf dem aktuellen Stand. Das steigert die Qualität Ihrer Kommunikation.

Dokumente automatisiert erzeugen – so geht‘s

Für die automatisierte Dokumentenerzeugung gibt es unterschiedliche Szenarien. Dokumente können teilautomatisiert und vorlagenbasiert erzeugt werden oder vollautomatisiert, regelbasiert und dadurch hochdynamisch.

Bei der teilautomatisierten Variante arbeitet der Anwender formularbasiert und wird mit vorbereiteten Textbausteinen direkt bei der Erstellung von Briefen in MS Word unterstützt. Dabei fließen Daten aus verschiedenen Quellen ein (z. B. 21c|ng, oscare® usw.). Die Anwender werden entlastet und können so den Schriftverkehr in kürzester Zeit erledigen. Die Administration und Pflege der Vorlagen und Textbausteine findet nur noch an einer zentralen Stelle statt, was den Aufwand und die Fehlerquellen auf ein Minimum reduziert.

Die vollautomatisierte Dokumentenerzeugung arbeitet mit vordefinierten Regeln, z. B. zeitgesteuert in Dunkelverarbeitung, das heißt ganz ohne manuellen Aufwand. Trotz Automatisierung kann über Regeln ein sehr hoher Personalisierungsgrad realisiert werden. Im Ergebnis ist jeder einzelne Brief individuell gestaltet. Das fängt bei unterschiedlichen Textbausteinen für bestimmte Empfänger an und geht bis hin zu unterschiedlichen Beilagen je Brief. In einem Lauf können sowohl einfache als auch komplexe Dokumente generiert werden, die etwa aus unterschiedlich vielen Seiten bestehen.
Mit wenig Aufwand generieren Sie – völlig automatisiert – individuelle Dokumente.