Output automatisiert steuern

Was bedeutet „Output steuern“ überhaupt? Zum einen sollen Dokumente, in Papierform oder digital, mit möglichst geringem Aufwand versandt werden. Zum anderen sollen die Dokumentation im CRM-System und die Ablage im elektronischen Archiv automatisch erfolgen, um Zeit zu sparen und Fehlerquellen auszuschließen.

GERMO bietet eine professionelle Lösung für die Automatisierung dieser Aufgaben. Sie profitieren damit von zahlreichen Vorteilen:

Kostenfaktor externe Kommunikation

Eine professionelle Kommunikation auf den unterschiedlichsten Kanälen ist unerlässlich. Durch die Automatisierung von Druck und Versand, postalisch oder elektronisch, erreichen Sie eine gleichbleibend hohe Qualität in allen Medien. Sie sparen sich manuellen Aufwand und dadurch auch Geld. Das lässt sich rechnen.

Zeitfaktor interne Kommunikation

Der interne Kommunikations- und Informationsfluss ist genauso wichtig wie der externe. Informationen müssen schnell und umfassend bereitgestellt werden. Auch dafür sorgt ein durchdachtes Outputmanagement-System.

Effizienter Ressourceneinsatz

Ist die gesamte Prozesskette rund um Ihre Dokumente voll- oder teilautomatisiert haben Sie die Möglichkeit, den Druck und Versand extern bei einem Dienstleister durchführen zu lassen. Sie können wahlweise auch intern zentral drucken. So haben Sie wiederum mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben und können Ihre Ressourcen effizienter einsetzen.

Webportale / Internetfilialen

24/7 ist heute die Maxime im Service-Bereich. Ihre Kunden wollen sich jederzeit über Themen und Dienstleistungen informieren, auch außerhalb der Geschäftszeiten. Outputmanagement bedeutet auch Webportale automatisiert zu bedienen.

Modulares Konzept

Sie können das gesamte Outputmanagement optimieren, müssen es aber nicht auf einmal tun. Daher können Sie unsere Lösung auch schrittweise bzw. nur in Teilen einführen und fangen dort an, wo Sie das größte Potenzial sehen.

Output automatisiert steuern – so macht es Sinn

Output steuern bedeutet viele Ausgabekanäle steuern. Nicht nur die Kommunikation nach außen, auch die interne Verteilung von Informationen muss zeitnah sichergestellt sein. 

Bei der Kommunikation nach außen geht es vor allem darum, den Druck und Versand Ihrer Ausgangspost und die Bereitstellung von Dokumenten für digitale Kanäle zu optimieren – durch Automatisieren und Zentralisieren von Aufgaben und Prozessen. Die Dokumente können dabei vollkommen verschieden sein, z. B. im Hinblick auf ihre Seitenzahl, Beilagen oder andere Merkmale, und trotzdem automatisiert verarbeitet werden – unabhängig davon, ob das Ergebnis auf Papier gedruckt wird oder der elektronische Weg (z. B. Fax, E-Mail, De-Mail, E-POSTBRIEF) genutzt wird. 

Für die interne Kommunikation ist es wichtig, dass Informationen schnell verfügbar gemacht werden, abgelegt und ebenso schnell wiedergefunden werden. Hier ist es sinnvoll, die Archivierung der Dokumente in einem elektronischen Archiv sowie die Erstellung von Kontakteinträgen in Ihrem CRM-System zu automatisieren. Damit verknüpfen Sie den kompletten Prozess rund um Ihre Ausgangsdokumente mit Ihren Systemen (Textverarbeitungssystem, Archiv, CRM-System, eAkte, Posteingangs-System) zu einem leistungsfähigen, automatischen und transparenten Outputmanagement

Das minimiert die Fehlerrate, erleichtert das Wiederfinden der Dokumente durch automatisierte Stichwortvergabe und schafft so mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben.