Outputmanagement wie von Zauberhand?
Wenn sich ganze Prozesse wie von Zauberhand erledigen, bleibt mehr Zeit für das Wesentliche. Schauen wir uns ein Beispiel aus dem Bereich Outputmanagement an: Sie möchten alle Ihre Kunden per Brief über eine Prämienausschüttung informieren.
Ziele
- individuelle und professionelle Kommunikation
- große Datenmengen mit wenig Aufwand verarbeiten
Das Geheimnis liegt in der Dunkelverarbeitung
Schnell und einfach geht das mit GERMO. Mit Zauberei hat unsere Lösung allerdings nichts zu tun – außer, dass es blitzschnell geht und man auch hier im Prinzip nur das Ergebnis sieht. Die Dokumente werden in Dunkelverarbeitung erzeugt, automatisiert weiterverarbeitet und versendet. Dunkelverarbeitung meint die vollständige Automatisierung eines Prozesses. Geeignet dazu sind standardisierte Vorgänge, die kein manuelles Eingreifen erfordern. Im Ergebnis wird die Verarbeitungszeit kürzer und die Qualität steigt.
In der modernen Kundenkommunikation sind vollautomatisierte Prozesse ein Erfolgsfaktor. Sowohl die Menge an zu verarbeitenden Daten als auch der Anspruch der Kunden steigt. Diese hohen Ansprüche zu erfüllen und dabei kostenoptimiert zu arbeiten, ist eine Herausforderung. Ohne Automatisierung ist das kaum zu schaffen. Hier heißt es sinnvoll automatisieren. Die Lösung muss zukunftssicher und flexibel sein.
Lösung
- flexible Automatisierung in Dokumentenerzeugung und Outputsteuerung
- inklusive automatischer Ablage im Archiv und Dokumentation im CRM
Ein Beispiel aus der Praxis
An einem Beispiel aus der Praxis zeigen wir hier, wie einfach Sie mit GERMO Software Dokumente automatisch erzeugen, verarbeiten und versenden. Nehmen wir den oben genannten Fall: Erzeugen und Versenden eines Briefes an alle Kunden zum Thema Prämienausschüttung. Der Versand erfolgt über einen Druckdienstleister. Selbstverständlich funktioniert die Lösung auch für andere Ausgabekanäle, wie z. B. interner Druck, E-Mail, Fax oder Webcenter, was wir hier der Einfachheit halber aber ausklammern. So sehen die einzelnen Schritte im automatisierten Prozess aus:
Die Daten zur Dokumentenerzeugung können über eine CSV-Eingangsschnittstelle bereitgestellt werden oder direkt über entsprechende Schnittstellen aus ERP-Systemen (z. B. 21c|ng, oscare®) kommen. Damit können Sie Daten aus speziellen Branchensystemen und jedem anderen System nutzen. Die Daten werden zusammengeführt, validiert und vollautomatisch verarbeitet.
Die Dokumente werden individualisiert erzeugt: vollautomatisiert mit einer serverbasierten Lösung von GERMO.
In einem digitalen Postkorb werden die Dokumente in einzelnen Aufträgen zusammengefasst gesammelt.
Die Dokumente werden verschlüsselt zu einem externen Druckdienstleister übertragen. Diese Weiterverarbeitung kann über eine Zeitsteuerung ebenfalls vollautomatisch erfolgen.
Die Briefe werden gedruckt und weiterverarbeitet. Weiterverarbeiten heißt: Beilagen zusortieren, kuvertieren, frankieren und quittieren. Eine besonders hohe Flexibilität schafft das Beilagenmanagement. Entweder werden Beilagen wie z. B. Info-Broschüren nach Bedarf mitgedruckt (Print on Demand). Dies kann je nach Anlass des Briefes für jeden Brief individuell und automatisch erfolgen. Zusätzlich können auch Offset Beilagen verwendet werden. Offset Beilagen sind bereits gedruckte Materialien, die während des Kuvertiervorganges zu einem Brief hinzugefügt werden. Natürlich können auch die Vorteile der DV-Freimachung und der Portooptimierung genutzt werden.
Die fertigen Briefe werden dem Postdienstleister übergeben und von diesem ausgeliefert.
Sie haben die Möglichkeit die Postsendungen so vorbereiten zu lassen, dass Sie beim Postdienstleister sparen können: je nach Zielgebiet können verschiedene Postdienstleister beauftragt werden (z. B. regionale Anbieter).
Nach erfolgreicher Produktion und Quittierung durch das System werden die Dokumente im Archiv hinterlegt und im CRM-System ein entsprechender Kontakteintrag erzeugt – automatisch und prozesssicher.
Geht es um etwas anderes als eine Prämienausschüttung ist der Prozess mit der Dokumentation noch nicht ganz abgeschlossen. Erwarten Sie beispielsweise eine Antwort auf Ihren Brief (z. B. ausgefüllter Fragebogen), können weitere Prozessschritte automatisiert werden: Dazu werden entsprechende Aufgaben für den Bearbeiter erzeugt und relevante Informationen zu Rückläufern an den digitalen Posteingang übermittelt. Die Zuordnung der Rückläufer zum richtigen Vorgang wird so wesentlich vereinfacht.
Ergebnis
- Im Ergebnis haben Sie eine schnelle und professionelle Kommunikation,
- effiziente, automatisierte und sichere Prozesse,
- glückliche Kunden
- und nicht zuletzt zufriedene Mitarbeiter.
Eine Lösung, die zu Ihnen passt
Um eine professionelle und flexible Automatisierung zu erreichen, bedarf es eines Konzepts, zugeschnitten auf die Kommunikations-Bedürfnisse und Prozesse Ihres Unternehmens. Die eingesetzte Software muss im Alltag flexibel genug sein, möglichst alle Anforderungen der schriftlichen Kommunikation umzusetzen – oder auch nur einzelne Prozesse.
Egal über welchen Kanal Sie kommunizieren, ob Sie selbst drucken oder bei Ihrem Druckdienstleister, ob Sie einem Brief andere Schriftstücke beilegen lassen wollen (Kampagnensteuerung), oder, oder, oder... unsere Lösung ist leistungsstark, flexibel und passt zu Ihnen.
Flexibel und zukunftsfähig
Sie brauchen eine Lösung, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens heute entspricht, aber modular aufgebaut ist. Das ist wichtig, damit Ihr Outputmanagement zukunftsfähig bleibt. Denn im Laufe der Jahre verändern sich Prozesse, Bedürfnisse und Ansprüche. Eine gute Outputmanagement Lösung ist anpassungsfähig und unterstützt Sie bei diesen Veränderungen.
Zudem muss man am Anfang nicht gleich die allumfassende Lösung einführen, wenn es Budget oder Kapazität nicht erlauben. Man kann auch nur Teile des Gesamtprozesses automatisieren, z. B. die Prozesse, die Ihnen das größte Effizienz-Potential bieten.
Was GERMO Lösungen so überzeugend macht
Wir bieten modulare und skalierbare Lösungen, was sicherstellt, dass die Software zu Ihrem konkreten Bedarf passt. Die Integration in unterschiedlichste Systemlandschaften ist erprobt und der Administrationsaufwand gering. Sie können sich darauf verlassen, dass wir den Gesamtprozess und die entsprechenden Systeme rund um Ihre Ausgangsdokumente im Blick haben. Gerade bei Krankenkassensystemen können wir aus jahrelanger Erfahrung schöpfen – als einziger Anbieter mit einer Lösung sowohl für BITMARCK_21c|ng als auch für oscare®.
