Neues Archiv-Feature

Im Zusammenhang mit Online-Geschäftsstellen und Online-Funktionen müssen immer häufiger Schreiben mit Benutzernamen und/oder Erst-Passwörtern oder Einmal-PINs versendet werden, damit die Kunden sich anmelden können.

Aus Datenschutz- und Datensicherheitsgründen fordern die Aufsichtsbehörden, dass vertrauliche Daten, wie Passwörter oder PINs, nicht archiviert werden dürfen, damit niemand die Informationen im Archiv einsehen und missbrauchen kann. Solche Schreiben gar nicht zu archivieren, ist die technisch einfache aber organisatorisch nicht sinnvolle Lösung. Für die Kundenkommunikation ist es notwendig, alle Ausgangsdokumente zu archivieren und so in der Kontakthistorie den Überblick über sämtliche Vorgänge zu haben.

Jetzt bietet das Modul G.COM aus der GERMO Suite 7 eine Funktion, mit der man definierte Bereiche in Dokumenten „schwärzen“ kann. Damit werden über die G.COM Konfiguration in der Archivvariante eines Dokuments vertrauliche Daten wie Passwörter oder PINs auf technisch sichere Weise unkenntlich gemacht. Um den Datenschutz zu erhöhen, macht es Sinn, solche Dokumente dann auch nicht lokal oder im Haus zu drucken (wieder wegen der Gefahr des Missbrauchs), sondern in Dunkelverarbeitung zu erzeugen und von einem Druckdienstleister produzieren und versenden zu lassen. So ist der Datenschutz im Gesamtprozess automatisiert gewährleistet.